La Transformación de la Facturación Electrónica y Ley Crea y Crece en 2024  

La facturación electrónica ha surgido como una herramienta fundamental para la gestión financiera eficiente y transparente. En 2024, la implementación de la Ley Crea y Crece marca un cambio significativo en la facturación electrónica, al hacerla obligatoria para todas las empresas.  

Esta legislación, diseñada para impulsar el crecimiento económico y la modernización empresarial, introduce cambios que influyen profundamente en la forma que tienen las empresas de gestionar sus transacciones financieras. 

En este artículo te detallaremos las implicaciones de la Ley Crea y Crece y facturación electrónica, examinando sus aspectos legales y cambios que deben llevar a cabo las empresas. 

Facturación electrónica obligatoria, como parte de la implementación de la Ley Crea y Crece 

La obligatoriedad de la factura electrónica es algo que ya existía en el sector público, aunque ha sido con los últimos cambios legislativos cuando su uso pasará a ser obligatorio en todas las operaciones entre profesionales. 

Este enfoque requiere que todas las empresas emitan y reciban facturas en formato electrónico, en lugar de utilizar formatos en papel.  

¿Qué es la facturación electrónica? 

Una factura electrónica es un documento que se emite en formato electrónico y posee la misma regularización legal que las facturas convencionales en papel. 

• Factura electrónica B2B: se usa para transacciones comerciales entre empresas. 
• Factura electrónica B2C: se utiliza en las transacciones comerciales entre una empresa y un consumidor final. 
• Factura con organismos públicos: se usa en transacciones con las Administraciones. 

¿Cuáles son los aspectos clave de la facturación electrónica obligatoria? 

La transición a la facturación electrónica obligatoria puede requerir cambios en los sistemas y procesos existentes de una empresa, así como la capacitación del personal en el uso de nuevas tecnologías. Es importante que las empresas planifiquen y gestionen esta transición de manera efectiva para minimizar interrupciones en las operaciones comerciales. 

• Eliminación del Uso de Facturas en Papel

  Con la facturación electrónica obligatoria, las empresas ya no pueden utilizar facturas en papel para registrar y documentar transacciones comerciales. En su lugar, deben adoptar sistemas y procesos que les permitan generar, enviar y recibir facturas en formato electrónico. 

• Estandarización de Formatos y Contenidos

  La Ley Crea y Crece establece estándares específicos para el formato y contenido de las facturas electrónicas. Esto garantiza la uniformidad y consistencia en la información financiera, facilitando la interoperabilidad entre diferentes sistemas de facturación electrónica y promoviendo la transparencia en las relaciones comerciales

• Obligación para todas las Empresas

  La facturación electrónica obligatoria se aplica a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. Esto significa que tanto las grandes corporaciones como las pequeñas y medianas empresas deben adaptarse a los nuevos requisitos y tecnologías para cumplir con la ley. 

• Supervisión y Cumplimiento

  Las autoridades fiscales están facultadas para auditar y supervisar el cumplimiento de las empresas con respecto a la facturación electrónica. Esto incluye verificar la precisión y validez de las facturas electrónicas emitidas y recibidas, así como imponer sanciones en caso de incumplimiento o irregularidades.

• Ventajas y Beneficios

  Aunque la facturación electrónica obligatoria implica un cambio significativo en los procesos y procedimientos empresariales, también ofrece una serie de ventajas y beneficios. Estos incluyen la reducción de costos administrativos asociados con la impresión y envío de facturas en papel, la mejora de la eficiencia en la gestión financiera al automatizar procesos, y la reducción del riesgo de errores humanos y fraudes.

   

Plazos y Sanciones Asociadas a la Facturación Electrónica Obligatoria: 

La facturación electrónica obligatoria viene acompañada de plazos específicos para su cumplimiento, así como de sanciones en caso de incumplimiento. Estos aspectos son fundamentales para garantizar el cumplimiento de la ley y promover la transparencia en las transacciones comerciales. 

Plazos de Implementación: 

La Ley Crea y Crece establece plazos claros para la implementación gradual de la facturación electrónica obligatoria. Estos plazos pueden variar según el tamaño y el sector de la empresa, así como otras consideraciones específicas. 

Aunque la factura en papel siga en circulación, en 2025 la factura electrónica se convertirá en el modo de intercambio dominante a nivel mundial entre empresas, profesionales y Administraciones Publicas. En varios países del mundo (Italia, México, Brasil, etc.), la facturación electrónica entre empresas privadas ya es obligatoria. 

La UE ha establecido como fecha límite el 2028 para armonizar entre todos los países miembros. 

La ley Crea y Crece es una de las principales reformas del Plan de Recuperación. Tiene como objetivo principal facilitar la creación de empresas e impulsar la competitividad y el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas españolas, mejorando su acceso a la financiación y reduciendo la morosidad. 

¿Cuál será la obligación por parte de las empresas?

• Expedir y recibir Factura Electrónica en todas sus relaciones entre empresas y/o autónomos, o entre empresas y entidades públicas. 
• Controlar su estado de pago. 
• Facilitar su consulta durante al menos 4 años. 

Será necesario disponer de una plataforma de servicios de facturación que garantice el acceso a las facturas electrónicas gratuitamente. 

Dos fases: 

• Empresas Facturación > 8M€ – 1 año después aprobación Reglamento 
• Resto – 2 años después aprobación Reglamento 

Las autoridades fiscales podrán sancionar a las empresas que incumplan los plazos establecidos para implementar la facturación electrónica obligatoria. Estas sanciones pueden incluir multas, que pueden aumentar dependiendo de la gravedad del incumplimiento y la reincidencia. Además, las empresas pueden enfrentar otras consecuencias, como la suspensión de ciertos beneficios fiscales o la imposibilidad de participar en ciertos contratos gubernamentales. 

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Principales objetivos de la facturación electrónica: 

Los principales propósitos de la implementación de la factura electrónica en España son: 

•  Mejorar la eficiencia administrativa en empresas privadas y entidades públicas, al eliminar la necesidad de procedimientos en papel y acortar los tiempos de entrega y registro de los documentos contables. Además, la implementación de la factura electrónica agilizará los procesos de pago y cobro, impulsando aún más la productividad y la eficacia.  
   
• La digitalización de las facturas acarreará mejoras en el monitoreo y seguimiento de las transacciones de negocio, propiciando la identificación de actividades fraudulentas y evasión fiscal.  
   
• La implantación de la factura electrónica en España tiene como objetivo reducir el consumo de papel y el impacto medioambiental asociado a la impresión de facturas en papel.  
   
• La adopción de la factura electrónica impulsará la transformación digital en las empresas, fomentando el uso de herramientas y sistemas digitales para la gestión de facturación y contabilidad. 
   
• Por último, el cambio de las facturas en papel tradicionales a la facturación electrónica aporta múltiples beneficios, incluida la reducción de costos de impresión. 

Tipos de facturas electrónicas 

A diferencia de los tipos de factura tradicionales, que se subdividen en más de media docena de modalidades, las facturas electrónicas son algo más sencillas de catalogar. 

Para saber qué es una factura electrónica correctamente es necesario conocer los distintos formatos de factura electrónica que podemos utilizar, como la factura electrónica estructurada y la factura electrónica no estructurada. 

Factura electrónica estructurada 

La factura electrónica estructurada es un formato de factura electrónica que se compone de datos estructurados, un formato de documento digital que permite que las facturas sean generadas y leídas de forma automática por programas informáticos de facturación. 

Las facturas estructuradas son las requeridas por las administraciones públicas, que en su programa FacturaE utilizan el formato XML, el más común de estas facturas, aunque también pueden verse en formatos como EDIFACT, DOC o XLS. 

Factura electrónica no estructurada 

Las facturas electrónicas no estructuradas son aquellas que no están compuestas por datos estructurados, sino por un documento normal. Normalmente son facturas en papel escaneadas o facturas en formato PDF. 

Contienen todos los datos necesarios, pero se muestran en una imagen o documento plano, de forma que para procesar o trasladar los datos debe hacerse de forma manual o con un software OCR de reconocimiento óptico de caracteres. 

Principales elementos que debe incluir la facturación electrónica 

• Número de factura o serie 
• Fecha de expedición 
• Nombre y apellidos, razón o denominación social tanto del emisor como del receptor de la factura  
• Número de identificación fiscal (NIF) de ambas partes 
• Domicilio del emisor y del receptor 
• Descripción de las operaciones para determinar la base imponible del impuesto 
• Precio unitario de las operaciones. Es decir, sin incluir impuestos. 
• El tipo impositivo que se aplica, así como la cuota tributaria. 
• La fecha en que se hayan efectuados las operaciones, si es una fecha distinta a la de la expedición de la factura. 
    

QR en la factura electrónica 

En la ley crea y crece no solo se obligará a emitir facturas electrónicas, sino que se añade la novedad de incluir un código QR en las facturas. 

La aplicación del QR en las facturas se señala en el Real Decreto 1007/2023. Esta medida está a la espera de su aprobación por parte de Hacienda, aun así, ya se recoge en el nuevo reglamento de facturación aprobado. 

Los objetivos principales de la medida son: 

• Facilitar la comprobación por parte de la Agencia Tributaria. O sea, servirá para conocer si el negocio que emite la factura está dado de alta o la ha remitido a la Agencia Tributaria. 
• Agilizar las deducciones en la declaración de impuestos. 
• Posibilitar a los clientes el conocimiento de los detalles de la factura simplemente escaneando el código. 

Deberán cumplir con esta obligación tanto las personas trabajadoras autónomas como los negocios que se dediquen a la producción y comercialización de bienes, dando de plazo 9 meses para que se adapten a la obligación. 

 El resto de las personas trabajadoras por cuenta propia tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para hacer efectiva esta medida. 

¿Cómo anticiparte a esta regularización obligatoria?  

Utilizar de forma segura los datos de factura obligatorios, en todas las transacciones (B2B nacional e internacional, B2G y B2C, incluyendo el SII del IVA) + elección de la plataforma de envío y recepción de facturas y prevé los impactos de las leyes y actualizaciones reglamentarias en los sistemas informáticos.

Evita los cuellos de botella 

Empieza ya a informarte con tu proveedor, no lo dejes para cuando la Ley entre en vigor. Anticipa las adaptaciones a realizar y la formación de tus equipos a la nueva forma de trabajar y a los nuevos entornos y procesos. Acuérdate que este cambio va a impactar a más de un departamento en tu empresa. 

Evita las sanciones 

Las empresas prestadoras de servicios al público de especial trascendencia económica y otras con elevada facturación que deban tener interlocución telemática con sus clientes o usuarios, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros si no cumplen las obligaciones previstas del artículo 2.1. de la Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. 

Refuerza las relaciones con proveedores y clientes…y con Hacienda 

Te conviene llevarte bien con Hacienda, pero también con tus clientes, que esperan de ti que estés al día con la facturación, y lo mismo con tus proveedores, que esperan recibir información sobre el pago, conforme con la Ley. 

Todos tus flujos documentales desde un solo entorno 

Las normativas, tecnologías y necesidades evolucionan, es imprescindible tener un solo entorno de trabajo capaz de acompañarte en esta evolución, para todas tus transacciones del presente y futuro, B2B, B2G, B2C, nacionales e internacionales. 

En Logic Vitoria estamos pendientes de más noticias por parte del Gobierno y el desarrollo de la Ley de facturación electrónica obligatoria a partir de 2024, el mayor reto de los próximos meses, por eso es importante prepararse desde ya. Aprovecha el Kit digital y mantén digitalizado todo el flujo de emisión de facturas según la normativa.