Qué es Ticket Bai y cómo va a afectar a tu empresa

TicketBAI es un sistema de facturación online que digitalizará nuestra economía y hará que nuestro territorio sea más competitivo.

Esta medida será obligatoria en Bizkaia, Gipuzkoa y Álava, con multas por incumplimiento de hasta 20.000 €.

¿Qué tienes que hacer exactamente? Te lo explicamos en el siguiente artículo:

¿Qué es Ticket BAI?

Proyecto compartido entre las tres Diputaciones Forales y el Gobierno Vasco. TicketBAI, es un sistema de facturación con firma digital y código QR que permite el registro de facturas con la correspondiente Diputación Foral. Su función es reducir el fraude y aumentar el control que Hacienda tiene sobre las ventas de cada empresa, es la equivalencia a la factura electrónica.

Este sistema ya está implantado en otros países donde, además de reducir el fraude, también beneficia a los empresarios facilitando a largo plazo las relaciones con Hacienda.

Objetivos de TicketBAI:

• Control de los ingresos de aquellos negocios que reciben pagos en efectivo.
• Garantizar la equidad y que cada persona o negocio tribute en función de su capacidad económica real.
• Proteger al consumidor.
• Reducción de los costes de cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Según la nueva normativa, cualquier dispositivo que pueda emitir facturas (incluso los TPV) deberá asignar un identificativo único a cada documento que se enviará a la Diputación Foral. Cada dispositivo tendrá su propio certificado digital que actuará como firma electrónica de los documentos.

¿En qué te puede beneficiar TicketBAI?

Sabemos que esto puede sonar un poco complicado para tu pequeño negocio, pero ¡puede ser una oportunidad! Piensa en todo el tiempo que te vas a ahorrar cuando no haga falta repasar facturas manualmente a final de mes o, peor, ¡de año! Con Ticket Bai, lo tendrás controlado en todo momento, tanto ingresos como gastos.

Ventajas Ticket BAI

1. Facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias a través del software TicketBAI para la emisión de facturas y tickets.
2. Facilita trámites con Hacienda a medio plazo,  ya que con la información recibida se podrán elaborar borradores de declaraciones.
3. Posibilita que tus clientes sepan que cumples con Hacienda tus obligaciones derivadas de la facturación.
4. Agiliza la emisión, ordenación y registro de facturas y justificantes.
5. Favorece e impulsa la digitalización de tu negocio.

¿Quién está exento de Ticket Bai?

No todos los contribuyentes están obligados a utilizar este sistema. Están exentos de Ticket Bai aquellos profesionales y pequeñas empresas que facturan menos de un umbral específico establecido por la normativa de cada comunidad autónoma, así como ciertos colectivos, como agricultores y ganaderos que tributan por módulos, y aquellos que realizan actividades exentas de IVA.

Se contemplan exenciones temporales para nuevos autónomos durante los primeros meses de actividad y para ciertos sectores económicos en fases de implementación gradual del sistema. Estas excepciones están diseñadas para minimizar la carga administrativa sobre los pequeños negocios y facilitar una transición gradual hacia el nuevo sistema de control fiscal.

¿Qué tienen que hacer las empresas para cumplir con Ticket BAI?

Ticket BAI, diseñado para combatir el fraude fiscal y mejorar la transparencia tributaria, requiere que las empresas sigan una serie de pasos y cumplan con ciertas obligaciones para garantizar su cumplimiento. A continuación, se detallan las acciones necesarias que las empresas deben realizar para cumplir con Ticket BAI.

• Adopta un Software de Facturación Compatible

El primer paso para cumplir con Ticket BAI es asegurarse de que el software de facturación utilizado sea compatible con las especificaciones técnicas del sistema. Este software debe estar homologado por la administración tributaria correspondiente y debe ser capaz de generar y enviar las facturas electrónicas en el formato requerido. Es crucial que el software incluya funcionalidades específicas de Ticket BAI, como la generación de un código QR y un fichero XML que contenga toda la información de la factura.

• Generar Facturas con el Código QR y el Fichero XML

Cada factura emitida bajo el sistema Ticket BAI debe incluir un código QR y un fichero XML que contienen información detallada sobre la transacción. Este código QR debe ser visible en la propia factura y el fichero XML debe ser enviado a la administración tributaria de manera automática o semiautomática. Estas medidas aseguran que cada transacción es registrada de manera única y que los datos pueden ser auditados fácilmente por las autoridades fiscales.

• Enviar las Facturas a la Administración Tributaria

Una de las principales obligaciones de Ticket BAI es la necesidad de enviar las facturas a la administración tributaria en tiempo real o dentro de un plazo específico. Esto implica que el software de facturación debe estar configurado para enviar los ficheros XML generados por cada factura al servidor de la administración tributaria correspondiente. El envío de estas facturas permite a la administración tener un control más riguroso sobre las operaciones económicas de las empresas.

• Conservar las Facturas Electrónicas

Además del envío a la administración tributaria, las empresas deben conservar una copia de las facturas electrónicas emitidas. Esta obligación de conservación está sujeta a los plazos de prescripción establecidos por la normativa tributaria, generalmente de cuatro a seis años. La conservación puede realizarse en formato digital, siempre que se garantice la integridad y accesibilidad de los documentos durante todo el periodo de almacenamiento.

• Capacitar al Personal y Ajustar los Procesos Internos

La adaptación al sistema Ticket BAI también requiere que las empresas capaciten a su personal sobre el uso del nuevo software de facturación y los procedimientos asociados. Es importante que los empleados responsables de la emisión de facturas comprendan las nuevas obligaciones y sepan cómo operar el software correctamente. Asimismo, las empresas deben ajustar sus procesos internos para asegurarse de que todas las facturas se emiten y se envían conforme a las nuevas regulaciones.

• Cumplir con las Auditorías y Revisiones

Las empresas deben estar preparadas para posibles auditorías y revisiones por parte de la administración tributaria. Esto implica tener todos los registros y documentación en orden, así como la capacidad de proporcionar información adicional si es requerida. La transparencia y la correcta gestión de la facturación son claves para superar con éxito cualquier inspección.

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